Gestionarul foilor de calcul Excel

Foile de calcul electronice reprezintă o modalitate de gestionare a datelor, organizate sub forma unor tabele.

Aplicaţia Microsoft Excel face parte din pachetul de programe Microsoft Office; ea este o aplicaţie de gestionare a foilor de calcul electronice.

Numele de foaie de calcul provine de la procedurile manuale din contabilitate care folosesc formulare de hârtie de mari dimensiuni liniate orizontal şi vertical sub formă tabelară. Utilizarea calculatorului şi a aplicaţiilor de calcul tabelar a permis la adăugarea la căsuţele din tabelele manuale, pe lângă valorile înscrise în ele, a formulelor de calcul pentru aceste valori, a specificaţiilor de validare a datelor, a formatelor de afişare a lor, etc.

Aplicaţia Microsoft Excel organizează datele în următoarele structuri de date:

Ø Foaia de calcul (worksheet), care reprezintă un singur tabel cu mai multe linii şi coloane. Unitatea elementară adresabilă din tabel este celula, aflată la intersecţia unei linii cu o coloană. O celulă poate conţine date sau expresii de calcul. Implicit, o foaie de calcul conţine 2⁸=256 coloane (de la A la IV) şi 2¹⁴)=16384 linii.

Ø Agenda de lucru (workbook), care este o colecţie de foi de calcul şi conţine implicit 6 foi de calcul, dar poate avea până la maximum 256 foi de calcul.

O sesiune de lucru cu aplicaţia Excel poate gestiona simultan mai multe agende de lucru; lista tuturor agendelor de lucru deschise la un moment dat este afişată în meniul Windows al ferestrei de aplicaţie.

O agendă de lucru se memorează într-un fişier cu extensia .XLS şi reprezintă unitatea adresabilă a aplicaţiei, la nivelul sistemului de operare.

Cu datele dintr-un tabel, descris într-o foaie de calcul, este posibilă efectuarea următoarelor operaţii:

ü Memorarea datelor, a formulelor de calcul şi a formatelor de afişare

ü Actualizarea datelor memorate

ü Organizarea datelor, prin operaţii de ordonare, selecţie,grupare

ü Realizarea de calcule cu aceste date

ü Vizualizarea rezultatelor, inclusiv prin reprezentări grafice definite pentru datele din tabele.

Obiectele Excel sunt elemente cu care se poate opera într-un document Excel:

· Celula este unitatea elementară adresabilă într-o foaie de calcul; este localizată la intersecţia unei linii cu o coloană din tabel şi se identifică prin numele ei sau prin adresa formată din numele coloanei urmat de numele liniei;

· Linia se identifică prin nume sau adresă, care este dată de numărul liniei;

· Coloana se identifică prin nume sau adresă, care este dată de una sau mai multe litere;

· Domeniul selectat este un ansamblu de celule adiacente de formă dreptunghiulară care se identifică prin nume sau adresa definită de adresa celulei din stânga sus şi adresa celulei din dreapta jos, separate prin semnul ”:” . Domeniul este marcat de un chenar negru iar în dreapta jos are butonul de auto-umplere, figurat ca un pătrat negru;

· Foaia de calcul se identifică prin nume;

· Agenda de lucru se identifică prin numele fişierului în care se memorează în disc.

Operaţiile care se pot efectua unui obiect Excel sunt:

v Inserarea = deplasarea obiectelor existente, fără a se schimba conţinutul acestora şi adăugarea unui nou obiect; pot fi inserate:

Ø Celule (Cells…) alegând sensul dorit de deplasare a celulelor existente

Ø Linii (Rows) prin deplasarea în jos a liniilor existente

Ø Coloane (Columns) prin deplasarea la dreapta a coloanelor existente

Ø Foi de calcul (Worksheet) prin poziţionarea înaintea foii curente

Ø Grafice (Chart) poziţionate în foaia curentă sau în altă foaie de calcul

Ø Marcaje de pagină nouă (Page Break) ce împart fiecare tabelă, în patru pagini, definite în foaia de calcul curentă din punctul din care se inserează marcajul

Ø Funcţii (Function…) prin activarea generatorului de funcţii

Ø Nume (Name) care pot fi ataşate unui obiect Excel

Ø Adnotări (care pot fi sonore) pe marginea conţinutului unei celule (Comment)

Ø Imagini (Picture…)

Ø Alte obiecte create cu aplicaţii Windows (Object…);

v Ştergerea = operaţia inversă a inserării, produce deplasarea obiectelor rămase în locul celor şterse, conform aceloraşi reguli ca la inserare. Ştergerea se realizează cu opţiunea Delete… sau cu opţiunea Delete Sheet a comenzii Edit din meniul orizontal;

v Golirea conţinutului unui domeniu se face cu opţiunea Clear, fără a modifica poziţia relativă a obiectelor Excel;

v Copierea = preluarea conţinutului unui obiect Excel în alt obiect Excel, fără ştergerea conţinutului obiectului sursă. Ea se realizează cu funcţia Copy, urmată de funcţia Paste a opţiunii Edit din meniul orizontal. Funcţia Paste trebuie să fie precedată de poziţionarea în locul unde se doreşte să se realizeze copierea;

v Mutarea = operaţia de preluare a conţinutului unui obiect Excel în alt obiect Excel, cu ştergerea conţinutului primului obiect; se realizează ca şi copierea, folosind, în locul funcţiei Copy, funcţia Cut. Pentru foi de calcul se foloseşte funcţia Move or Copy Sheet… a opţiunii Edit;

v Căutarea şi înlocuirea poate fi făcută la nivelul celulelor, căutându-se după un enunţ specificat. Căutarea vizează valoarea, expresia sau adnotarea ataşate fiecărei celule. Căutarea se poate face pe linii sau pe coloane, condiţiile de căutare precizându-se cu funcţia Find a opţiunii Edit care afişează fereastra de dialog; cu funcţia Replace… se poate realiza înlocuirea unui enunţ cu un altul într-o operaţie similară cu cea de căutare;

v Deplasarea într-o foaie de calcul se efectuează cu funcţia Go To… a opţiunii Edit urmată de dialogul ce solicită destinaţia, identificată prin numele sau prin adresa sa, sau se poate realiza prin poziţionarea cu mouse-ul pe obiectul destinaţie.

Tipuri de date folosite într-o agendă Excel sunt:

v Tipul constantă text, cu următoarele proprietăţi:

o Nu pot constitui operanzi în expresii;

o Sunt aliniate implicit la stânga, în celulă;

o Valorile numerice trebuiesc precedate de unul din caracterele: ’,”,^,pentru a fi interpretate drept date de tip text;

v Tipul constantă valoare sunt:

o Date de natură numerică;

o Pot participa ca operanzi în expresii;

o Sunt aliniate implicit la dreapta în celulă;

o Pot include şi caractere speciale: virgula, punctul,$,% şi parantezele rotunde;

o Includ datele calendaristice (cu caracterele speciale de formatare – sau / ) şi datele care măsoară timpul (cu caractere speciale PM, AM sau : );

v Tipul expresie (formulă de calcul) :

o Descriu calcule asupra unor date de tip valoare din celule;

o Descrierea începe totdeauna cu semnul egal;

o Sunt folosiţi operatorii matematici de adunare (+), scădere (-), înmulţire (*), împărţire (/), ridicare la putere (^) şi paranteze, pentru definirea ordinii operaţiilor;

o Celulele sunt referite într-o expresie prin adresă sau nume;

o Operanzii unei expresii pot fi şi apeluri de funcţii.

Într-o agendă de lucru Excel, în cadrul unei expresii, pot fi folosite mai multe moduri de adresare:

§ Adresare relativă , când adresa referită în expresie se modifică prin copierea celulei în altă poziţie iar modificarea adresei se face conform noului context al celulei gazdă. Adresa relativă a unei celule este exprimată prin numele coloanei şi numărul liniei;

§ Adresa absolută , adresele referite în formule nu se modifică atunci când celula este copiată într-o nouă poziţie; adresa absolută se reprezintă folosind caracterul $ în faţa numelui coloanei şi a numărului liniei din adresă;

§ Adresa combinată , când în exprimarea adresei unei celule se foloseşte caracterul $ în faţa coordonatei care nu trebuie să se modifice şi cealaltă coordonată se exprimă fără semnul $.

Instrumente specifice Excel:

Þ Butonul de auto-umplere = este pătratul negru din dreapta jos a fiecărui domeniu selectat; prin punctarea butonului şi deplasarea peste celulele învecinate, conţinutul lor se umple cu conţinutul celulelor din domeniul selectat. Când indicatorul mouse-ului este poziţionat pe butonul de umplere, el se transformă într-un plus mare;

Þ Lista utilizator = este un set ordonat de valori de acelaşi tip; o listă utilizator se defineşte cu butonul Custom Lists din comanda Options… a opţiunii Tools din meniul orizontal. Dacă un domeniu este format dintr-o singură celulă în care este memorat un singur element dintr-o listă utilizator, prin procedeul de auto-umplere, în celulele adiacente domeniului sunt memorate, în ordine, celelalte elemente ale listei utilizator; lista este parcursă circular: după ultimul element al listei urmează primul element din listă;

Þ Formatarea condiţionată = este o facilitate suplimentară de definire a aspectului informaţiei afişate în foaia de calcul; această facilitate se activează selectând opţiunea Conditional Formatting din meniul Format. În fereastra de dialog care este afişată se poate defini o condiţie compusă, în care se folosesc operatori de relaţie care se aplică valorilor memorate în celule ale foii de calcul; dacă valoarea de adevăr a expresiei condiţionale definite astfel este ”adevărat”, atunci datele vor fi afişate conform formatului definit prin aceasta opţiune.

Laborator realizat de Sarca Daniel clasa a IX-a C